UWV: hoe datagedreven werken leidt tot betere dienstverlening

Een belangrijke spil in die datagedreven transformatie de afgelopen jaren is Marco Kleinherenbrink, Chief Data Officer (CDO). Hij is zowel verantwoordelijk voor het gegevensmanagement binnen de gehele organisatie, met als doel de dienstverlening aan burgers en bedrijven te verbeteren, als een van de trekkers van de Waardegedreven Data & Analytics Strategie, die UWV anderhalf jaar geleden heeft opgesteld. Deze datastrategie van UWV rust op drie pijlers: een stevig datafundament, een effectieve data-organisatie, en waardecreatie met data. Daarbij horen thema’s zoals datakwaliteit, toegankelijkheid van data, datageletterdheid en een gezonde datacultuur. Om de strategie te borgen, brengt Kleinherenbrink regelmatig collega’s bijeen en bewaakt hij de voortgang. Een uitdaging is om de strategie naadloos aan te sluiten bij de bredere koers van UWV: aandacht voor de menselijke maat, preventie, en het voorkomen van ziekte en werkloosheid. 

Van pionieren naar bestendigen 

UWV loopt al lang voorop dankzij systemen zoals de polisadministratie (sinds 2005) en het datawarehouse, waarin data centraal worden verzameld en gedeeld met meer dan 2.500 externe partijen. “Samen met CBS en de Belastingdienst zijn wij eigenaar van de gegevens uit de loonaangifteketen.” Toch merkt Kleinherenbrink op dat dit ook nadelen kent: “Soms hebben we last van de wet van de remmende voorsprong. Omdat data al zo lang centraal staan, wordt intern soms vergeten hoe uitzonderlijk deze positie is. De opdracht nu is om met data onze dienstverlening te verbeteren.”  

In zijn rol als CDO wil hij daar de collega’s voor stimuleren en enthousiasmeren. En dat lukt. “Het besef groeit wel dat we het datafundament op orde moeten krijgen en dat het belangrijk is voor de bedrijfsvoering, en uiteindelijk de kwaliteit van de dienstverlening”, licht hij toe. “Tegelijkertijd zijn er binnen de organisatie veel andere prioriteiten die niet gaan over data en datagedreven werken, maar die gewoon gaan over de kerntaken van UWV, namelijk uitkeringen verzorgen en mensen aan het werk helpen. Daarom staat het belang van data nog lang niet bij iedereen op het netvlies.” 

Data Academie: investeren in mensen

Een belangrijke succesfactor voor datagedreven werken is de datavaardigheden binnen de organisatie vergroten. Daarom werd in 2022 de UWV Data Academie opgericht door Roshanak Bakhtiari. De academie begon als een plek voor alleen dataprofessionals, maar is inmiddels uitgegroeid tot een breed platform voor alle medewerkers, met een leer- en opleidingsaanbod voor verschillende rollen, advies & coaching, verschillende kennisevents en een jaarlijks data-event. Al bijna tweeduizend medewerkers zijn aangesloten. Ook online groeit de community. De wens is dat dit verder groeit met medewerkers van vestigingen verspreid over het hele land.  

Volgens Bakhtiari ligt de uitdaging vooral in focus aanbrengen: “Hoe krijg je ruim twintigduizend medewerkers mee om proactief aan hun hun eigen data skills te werken - zonder hen te overladen met informatie? Ze worden immers al overspoeld door zoveel informatie." Daarom probeert de Data Academie medewerkers enerzijds vanuit hun eigen behoeften te ondersteunen en anderzijds organisatiebrede strategieën te verbinden aan leer- en opleidingsaanbod en kennisontwikkeling (op het gebied van data & data analytics). 

Bewustwording over datakwaliteit vergroten

Een terugkerend thema binnen UWV is datakwaliteit. Kleinherenbrink stelt dat gegevens vaak ketenbreed worden gebruikt, maar dat het bewustzijn hierover nog niet overal aanwezig is. “Als medewerkers data invoeren, moeten ze zich realiseren dat deze informatie ook door andere organisaties wordt gebruikt. Dat vraagt om een benadering van data vanaf het moment van creatie tot aan het eindgebruik, inclusief verantwoordelijkheid en eigenaarschap. Hoe belangrijk de kwaliteit is van de data voor goede uitwisseling met andere ketens is niet altijd even helder bij de eigenaar van de gegevens.” 

Om die bewustwording te versterken, heeft UWV naast de Data Academie ook een commissie Data Ethiek opgezet en een algoritmeregister. Dat helpt medewerkers om op een verantwoorde manier met data en AI om te gaan, en draagt bij aan transparantie. 

Kennisdeling binnen en buiten UWV

Een ander speerpunt van UWV is samenwerking en kennisdeling binnen de overheid. Bakhtiari zet zich in om verschillende data academies bij elkaar te brengen. Zo vond in maart de eerste gezamenlijke sessie plaats met tien data academies van verschillende overheden. “Er is een sterke behoefte aan sparringpartners en gezamenlijke ontwikkeling,” vertelt ze. “Er liggen echt veel mogelijkheden om elkaar te ondersteunen, zowel met informatie, ervaring, als met materialen. Daarom delen we in deze bijeenkomsten best practices met elkaar, van AI tot e-learning en community-building. We gaan drie themasessies per jaar organiseren. Ook hebben we een besloten LinkedIn community aangemaakt. Eind juni is de volgende bijeenkomst, die vindt plaats bij het SVB.” 

Federatief Datastelsel verplichten

Als een van de oprichters van het stelsel van basisregistraties volgt UWV de ontwikkelingen van het Federatief Datastelsel (FDS) op de voet, vertelt Kleinherenbrink. Samen met CBS en de Belastingdienst speelt ze daarin een belangrijke rol. “Als je één bron hebt waar iedereen gebruik van maakt, dan kun je ook de datakwaliteit daarmee verhogen.” Hoewel de polisadministratie formeel geen basisregistratie is, functioneert deze in de praktijk wel zo. Kleinherenbrink pleit ervoor dat het FDS een prominentere rol krijgt in wet- en regelgeving: “Gebruik wat je hebt, in plaats van telkens nieuwe gegevensverzamelingen te creëren. Dat verhoogt de kwaliteit en versnelt de uitvoering.” 

Data als strategisch onderwerp

De positionering van data binnen UWV is inmiddels stevig verankerd, ook op bestuurlijk niveau. Sinds anderhalf jaar is er een lid van de Raad van Bestuur dat zich specifiek richt op informatievoorziening, automatisering en data. Dit helpt om data als strategisch onderwerp op de kaart te zetten. 

Toch blijft het een uitdaging om data en datagedreven werken bij iedereen onder de aandacht te brengen, zeker gezien de vele andere prioriteiten binnen de organisatie. Daarom is het des te belangrijker dat data niet als iets technisch worden gezien, maar als iets dat direct raakt aan de kern van de dienstverlening. 

Dat is dan ook wat Kleinherenbrink aan andere overheidsorganisaties zou willen meegeven. “Data is geen ICT, maar een zaak van de hele organisatie. Juist in de operatie wordt data gecreëerd. Daar moet dus ook het eigenaarschap liggen.” Hij pleit daarom voor meer verbinding tussen beleid en uitvoering, en meer hergebruik van bestaande gegevens binnen wetgeving. 

Datagedreven werken gaat niet alleen over techniek of systemen, maar vooral over mensen, cultuur en strategie. Dat laat de aanpak van het UWV wel zien. Data zijn de sleutel tot betere dienstverlening, en tot de creatie van meer maatschappelijke waarde. Daar heeft de uitvoeringsorganisatie met de CDO en de Data Office bestaande uit de kerngebieden Gegevensmanagement, Data Academie, het algoritmeregister, regieteam AI (artificial Intelligence) en de commissie Data Ethiek een aantal mooie bouwstenen voor in huis.