Zo maak je databronnen stap voor stap inzichtelijk
Praktijklessen voor een bruikbaar overzicht
Welke databronnen heeft jouw organisatie eigenlijk? Bij veel overheden ontbreekt een compleet overzicht. De Werkwijzer inventarisatie databronnen, ontwikkeld door de IBDS, helpt om dat overzicht stap voor stap op te bouwen. Dit is belangrijk om transparant te werken, samen te werken over organisatiegrenzen heen, te voldoen aan wet- en regelgeving en aan te sluiten op het Federatief Datastelsel (FDS).
Een overzicht van databronnen maken klinkt eenvoudig. Je verzamelt de namen van registraties, systemen en databases en beschrijft wat erin zit. Maar in de praktijk komen al snel vragen op. Wat reken je precies tot een databron? Welke informatie leg je vast? En wie kan bevestigen dat de beschrijving klopt?
Dat bleek bij een inventarisatie van ruim 200 sectorregistraties in opdracht van de IBDS. Het FDS draait om datadelen over sectorgrenzen heen. Naast de basisregistraties wilde de IBDS daarom weten welke andere registraties de overheid heeft die al veel worden gebruikt, zodat ze ook buiten de eigen sector beter benut kunnen worden.
Een eerdere inventarisatie uit 2014 was aan actualisatie toe. De IBDS liet daarom een nieuwe inventarisatie uitvoeren. De onderzoekers moesten niet alleen informatie verzamelen, maar ook bepalen welke registraties in het overzicht thuishoorden. Ook het vinden van de juiste inhoudelijk verantwoordelijke kostte meer tijd dan verwacht.
In de Werkwijzer inventarisatie databronnen staat een aanpak in zeven stappen, waarin ook deze ervaringen zijn meegenomen. De werkwijzer helpt overheidsorganisaties om databronnen te herkennen, af te bakenen, te beschrijven en actueel te houden.
Grenzen houden het werkbaar
"Begin met wat in jouw situatie het meeste oplevert. Je hoeft niet meteen alles te inventariseren", adviseert André van Brussel (adviseur FDS/IBDS). Hij was betrokken bij de ontwikkeling van de werkwijzer en begeleidde de inventarisatie van de sectorregistraties, als gedelegeerd opdrachtgever. "De werkwijzer helpt organisaties om bewust een scope te kiezen. Je kunt beginnen met één wettelijke taak, beleidsopgave, organisatieonderdeel of gegevensdomein. Later kun je het overzicht uitbreiden. Een beperkte eerste inventarisatie levert snel bruikbare informatie op en maakt zichtbaar wat nodig is voor een volgende ronde."
Bij de inventarisatie van de sectorregistraties koos het projectteam vooraf duidelijke criteria. Een registratie werd alleen opgenomen als deze landelijk van betekenis was, gegevens over afzonderlijke personen of objecten bevatte en gekoppeld kon worden aan basisregistraties. Dankzij die afbakening wist het team welke bronnen wel en niet binnen de opdracht vielen. Dat maakte de inventarisatie uitvoerbaar en hielp om keuzes uit te leggen.
André van Brussel
Kies wat je nodig hebt
Een inventarisatie begint niet met het verzamelen van zoveel mogelijk databronnen. Eerst moet duidelijk zijn waarvoor je het overzicht nodig hebt. Wil je collega’s laten zien welke data beschikbaar zijn? Wil je beter voldoen aan privacyregels? Of wil je databronnen vindbaar maken voor andere overheidsorganisaties?
Volgens Van Brussel is dat de onmisbare ‘stap nul’. Het doel bepaalt welke bronnen je als eerste onderzoekt, welke informatie je vastlegt en wie je daarbij nodig hebt.
Een gemeente die data voor de energietransitie beter wil benutten, kan bijvoorbeeld beginnen met bronnen over gebouwen, energieverbruik en warmtevoorzieningen. Een uitvoeringsorganisatie die haar privacybeheer wil verbeteren, kiest mogelijk eerst de systemen waarin persoonsgegevens worden verwerkt.
Zo voorkom je dat de inventarisatie een organisatiebreed project wordt waarvan pas na lange tijd resultaat zichtbaar is.
Test enkele beschrijvingen
Ook de manier waarop je databronnen beschrijft, vraagt om keuzes. Zoals: Hoe noteer je de naam van de organisatie die de bron beheert: voluit, afgekort of volgens een vaste lijst? Hoe verwijs je naar een wettelijke grondslag? Noteer je één algemene contactpersoon of de medewerker die inhoudelijk verantwoordelijk is?
Bij de sectorregistraties werkte het projectteam eerst een kleine selectie volledig uit. Daardoor bleek al snel dat organisatienamen, verwijzingen naar wetgeving en contactgegevens volgens vaste regels moesten worden vastgelegd. Waren die afspraken pas aan het einde gemaakt, dan hadden tweehonderd beschrijvingen opnieuw moeten worden aangepast.
Deze praktijktest is daarom een belangrijke stap. Beschrijf eerst enkele verschillende databronnen en laat de resultaten beoordelen door de mensen die ermee moeten werken. Zijn de beschrijvingen begrijpelijk? Is de informatie compleet? Ontbreekt belangrijke informatie? Kunnen collega’s de bron daadwerkelijk vinden en beoordelen? Pas daarna schaal je de aanpak op.
Zoek de juiste eigenaar
Het verzamelen van openbare informatie ging bij de sectorregistraties relatief snel. De controle van de beschrijving van een bron door de juiste persoon bleek lastiger te organiseren. Contactgegevens van de organisatie leidden lang niet altijd naar de medewerkers die bevoegd waren om een beschrijving te valideren en goed te keuren.
Het opstellen van een beschrijving kostte meestal minder dan een uur. Toch liep de gemiddelde doorlooptijd op tot enkele weken, vooral door de zoektocht naar de juiste verantwoordelijke en het plannen van de controle.
Dat is een nuttige waarschuwing voor organisaties die zelf beginnen. Betrek data-eigenaren, beheerders en inhoudelijk deskundigen vroeg. Leg ook vast wie uiteindelijk akkoord geeft op een beschrijving.
Daarmee levert de inventarisatie meteen meer op dan een bronnenlijst. Ze maakt ook zichtbaar waar het eigenaarschap duidelijk is en waar nog afspraken ontbreken.
Start met eenvoudig gereedschap
Een datacatalogus kan helpen om databronnen te publiceren en doorzoekbaar te maken. Maar zo’n toepassing hoeft niet het startpunt te zijn. Bij de sectorregistraties gebruikte het projectteam een Word-template voor de beschrijvingen en Excel om de voortgang bij te houden.
"Begin simpel. Begin met het inzicht zelf, zonder meteen tooling te kiezen. Kies pas tooling als je weet waarvoor je het nodig hebt", tipt Van Brussel. "Een spreadsheet of invulsjabloon is vaak voldoende om de eerste bronnen te beschrijven en de gekozen werkwijze te testen. Pas wanneer duidelijk is welke informatie gebruikers nodig hebben, kun je beoordelen welk gereedschap daarbij past."
Voor het publiceren en automatisch uitwisselen van beschrijvingen is wel een gezamenlijke standaard nodig. De werkwijzer gebruikt daarvoor DCAT-AP-NL. In de werkwijzer zijn de minimale kenmerken van DCAT meegenomen, zodat je niet nogmaals hoeft te inventariseren als je de stap naar DCAT wilt maken. De DCAT-standaard helpt organisaties om databronnen eenduidig en machineleesbaar te beschrijven en is onderdeel van de standaarden die in het Federatief Datastelsel worden gebruikt zodat je ook een stap in die richting aan het zetten bent.
Houd het overzicht bruikbaar
Met de publicatie van de beschrijvingen is het werk niet klaar. Databronnen veranderen. Een registratie krijgt een andere naam, een wettelijke taak wijzigt of twee systemen worden samengevoegd. De laatste stap van de werkwijzer gaat daarom over beheer. Wie verwerkt wijzigingen? Hoe vaak controleer je de beschrijvingen? En wie bewaakt de kwaliteit?
Dat beheer hoeft in het begin niet ingewikkeld te zijn. Een jaarlijkse controle door de inhoudelijk verantwoordelijke kan al voldoende zijn. Het belangrijkste is dat duidelijk is wie in actie komt als informatie verandert. Zo groeit een eerste inventarisatie uit tot een blijvend bruikbaar overzicht.
Vindbaar voor andere overheden
Een organisatie die haar databronnen goed beschrijft, krijgt zelf meer grip op haar data. Dat draagt ook bij aan de datavolwassenheid van de organisatie. Tegelijkertijd wordt samenwerking met andere overheden eenvoudiger.
Binnen het Federatief Datastelsel (FDS) blijven data zo veel mogelijk bij de bron. Andere organisaties moeten wel kunnen ontdekken welke data beschikbaar zijn, wat ze betekenen en onder welke voorwaarden ze gebruikt mogen worden. Eenduidige en actuele beschrijvingen maken dat mogelijk.
De IBDS-werkwijzer helpt organisaties om daar praktisch mee te beginnen: niet alles tegelijk, maar met een afgebakend deel dat direct waarde oplevert.