Hoe Rotterdam werkt aan een federatief datastelsel

“Het probleem is eigenlijk heel klassiek,” zegt Jan Stedehouder, lead architect van het RFDS. “Overal zwerven kopieën van data rond. Kopie van kopie van kopie. En niemand weet meer wat de juiste versie is.” De gevolgen zijn concreet en soms pijnlijk zichtbaar, vertelt hij: “Vorig jaar werden er in Rotterdam brieven verstuurd over erfpacht naar mensen die al overleden waren. Er was gewerkt met verouderde data. Dat haalde de voorpagina van de krant. Dat wil je gewoon niet.” 

Geen incident, maar een patroon

Het is helaas geen incident, maar een patroon, zegt Stedehouder: data zijn slecht vindbaar, medewerkers maken eigen kopieën, de relatie met de bron raakt kwijt en de kwaliteit en actualiteit van de data zijn onzeker. En dat kost tijd. Veel tijd, ziet hij. “Je hebt goed opgeleide mensen die eigenlijk vooral bezig zijn met het verzamelen, controleren en opschonen van data. Terwijl dat niet hun vak is. Dat is zonde van hun tijd, maar ook van de kwaliteit die je als organisatie levert.”  

Van data naar waarde

Het RFDS is geen doel op zich. De waarde zit in wat je ermee kunt doen. “Uiteindelijk gaat het om maatschappelijke opgaven,” beaamt Stedehouder. “Of het nu gaat om de energietransitie, de woonopgave of armoede: je moet eerst weten wat er speelt. Onze datastrategie heet niet voor niets: Van Data naar Waarde.” Hij vervolgt: “Door data beter vindbaar en combineerbaar te maken, ontstaat inzicht in waar de opgave zit, kun je scenario’s doorrekenen en kun je gerichter beleid maken. Je kunt niet sturen op iets wat je niet ziet. En op dit moment zien we gewoon nog te weinig, omdat de data te versnipperd zijn.” 

Federatief: geen centrale databak

De oplossing die Rotterdam kiest, is bewust géén centrale databak: “In plaats van alles in één datawarehouse te stoppen, ontsluiten we elke bron afzonderlijk als service,” legt Stedehouder uit. “Dat betekent dat data blijft waar die hoort, bij de bron, maar dat je het wél op een gestandaardiseerde manier beschikbaar maakt voor hergebruik.” Dit wordt gerealiseerd door data vanuit de bron beschikbaar te stellen als services (API’s). Alles is vindbaar in een catalogus en hergebruik vindt plaats op basis van standaarden en afspraken. “Je weet dat de data er zijn, je kunt hem vinden en hergebruiken. Als je daar recht op hebt. Dat is echt een andere manier van werken dan we gewend waren.” 

Lokaal bouwen, landelijk verbinden

Het Rotterdams Federatief Datastelsel sluit qua opzet van afspraken, standaarden en de gebruikte techniek aan aan op het landelijke Federatief Datastelsel (FDS). Maar het gaat ook een stap verder. “Het FDS richt zich vooral op gegevensuitwisseling tussen overheden,” legt Stedehouder uit. “Dat nemen wij een-op-een over. Maar de praktijk is breder: als gemeente heb je ook veel uitwisseling met private partijen en met inwoners. Sterker nog: een groot deel van de gegevensuitwisseling zit juist daar.” Rotterdam past daarom dezelfde principes breder toe: richting burgers, richting bedrijven en in hele ketens. “Wij vertalen de principes van het FDS door naar die bredere context.” 

Van bellen naar vinden

Het doel is simpel, maar ambitieus: niet meer bellen voor data, maar direct vinden en gebruiken. “Nu bestaat een lijst met databronnen soms gewoon uit telefoonnummers van collega’s”, schetst Stedehouder. “Dan moet je iemand bellen voor een kopietje. Dat kost tijd, maar je weet ook niet zeker of je de juiste versie krijgt.” In het nieuwe model werkt dat anders: “Je zoekt in de catalogus, je ziet wat beschikbaar is en je krijgt toegang volgens vastgestelde regels. Daarmee haal je een enorme hoeveelheid frictie uit het proces.” 

Data als service, met ingebakken regels 

Een belangrijk principe is: data als service, met ‘compliance by design’. Stedehouder legt het uit: “Alle regels – privacy, security en toegang – bouwen we in de service zelf in. Niet per keer opnieuw, maar als standaard, als patroon dat je voor iedere vergelijkbare dataset kunt hergebruiken. Dat is belangrijk, want anders blijf je per dataset opnieuw het wiel uitvinden.” 

De werkelijkheid: kopieën verdwijnen niet meteen 

De praktijk is weerbarstig. Kopieën verdwijnen niet van de ene op de andere dag. “Die blijven nog jaren bestaan,” zegt Stedehouder. “We gaan niemand dwingen om direct over te stappen. Dat werkt niet in een organisatie van deze omvang.” Rotterdam kiest daarom voor twee sporen: organische groei en werken vanuit concrete use cases. “Als er nog kopieën worden gemaakt, accepteren we dat. Maar we willen het wel gecontroleerd doen. Dus registreren we wat er gebeurt en zorgen we dat we het later kunnen bijwerken.” 

Organische groei: slim, maar niet altijd makkelijk 

Voor de meeste mensen is data niet hun werk, maar een hulpmiddel. “Mensen hebben een inhoudelijke opgave. Data helpt daarbij. Door het onderdeel te maken van bestaande projecten, maak je het makkelijker om het goed te doen.” Hij ziet ook grenzen: data zijn soms nog niet geschikt voor hergebruik, niche-applicaties sluiten slecht aan en leveranciers bewegen niet altijd mee. “Je hebt domeinen waar maar één of twee leveranciers zijn. Als die niet meebewegen, wordt het lastig om die data goed aan te sluiten. Daar moeten we soms pragmatisch mee omgaan.” 

Ook winst voor bestuurders 

“Nu kun je drie mensen hetzelfde vragen en drie verschillende antwoorden krijgen, omdat ze met verschillende kopieën van datasets werken.” Met het RFDS verandert dat, vertelt hij, want dat betekent werken met dezelfde, actuele data, één gedeeld beeld en betere en snellere besluitvorming. “Je kunt beter sturen op basis van feiten in plaats van op gevoel. Daarnaast heb je minder tijdverlies aan dataverzameling, betere inzet van expertise en soepelere samenwerking met partners.”